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El desafío de organizar un evento desde cero

El desafío de organizar un evento desde cero
Muchas veces el pedido de llevar a cabo un determinado acontecimiento recae en aquellos que no tienen experiencia previa o que desconocen cuáles son los pasos a seguir. El trabajo de la organización y ejecución de un evento puede resultar algo tedioso si no se está al tanto de los trucos del rubro.
Desde plataformas hasta diferentes herramientas y aplicaciones tecnológicas, todas ellas pueden servir para la producción de un evento. Saber elegir las que pueden potenciar la planificación, el seguimiento de tareas y la venta de entradas o inscripciones puede ser clave a la hora de evaluar el éxito de lo planeado.
Hoy, resulta impensable continuar usando papel y lapicera, el correo electrónico u hojas de cálculo para llevar un registro de los asistentes; los productores han implementado rápidamente el uso de plataformas que los ayudan en cada etapa de la organización de un evento. Así, resulta normal hacer “check in” con tablets o celulares, lograr identificar a cada participante con brazaletes con códigos de barras y otras innovaciones propias del avance de la tecnología.
Otra de las bondades de la digitalización es que permite acceder a una gran cantidad de datos, para luego ser analizados y obtener ‘insigths’. Estudiar esa información servirá para identificar puntos de mejora en la experiencia de los asistentes, además de optimizar las inversiones publicitarias y de comunicación en posteriores ediciones.

Plataformas y apps claves para la organización
Las aplicaciones más conocidas, que ayudan en la planificación, ejecución y producción de un evento son: Eventbrite, la plataforma global para gestionar la venta de entradas o inscripciones, que cuenta con herramientas de promoción y difusión para eventos; además de MindMeister, Evernote y Trello, útiles para armar gráficos y hacer el seguimiento, asignación y control de las tareas a ejecutar.
MindMeister es de suma utilidad para ese momento en que surgen ideas y es necesario plasmarlas en un gráfico con flechas, notas, dibujos o incluso garabatos que expresan lo que se tiene en mente. Ideal para el momento en que se comienza a delinear el evento que se quiere producir.
Evernote es ideal para utilizar durante la etapa de armado de la comunicación general (sitio web, piezas gráficas, agenda, invitaciones). Puede usarse en múltiples dispositivos y permite compartir el contenido creado con el equipo para que dejen comentarios y/o lo utilicen para ejecutar alguna tarea.
Trello se suma a la lista de herramientas aliadas para la sinergia entre equipos. Es la más acorde para listar tareas, asignarlas a sus ejecutores, establecer plazos, compartir comentarios y hacer un seguimiento de cada trabajo.

El reto de la internacionalización
Cuando se trata de un evento que debe ser replicado en varias partes del Mundo será necesario adaptar la experiencia a cada país, ya sea en un formato virtual o presencial. En ese caso, es elemental que el creador del acontecimiento esté al tanto de la cultura y las costumbres del país destinatario. Estudiar los hábitos de los participantes permitirá que tengan una experiencia adecuada, personalizada, y facilitará su interacción.
De nada sirve tratar de replicar un determinado evento como un ‘enlatado’; si no se contemplan ciertas cuestiones puede convertirse en un rotundo fracaso. Por ejemplo, en Colombia la gente llega a los eventos antes de las 7 de la mañana, en cambio si se replicara esto mismo en Brasil, las salas permanecerían vacías, ya que las convocatorias suelen comenzar pasadas las 9 am.
En Argentina y en México por ejemplo, conviene prestar especial atención al catering, ofreciendo desayunos o almuerzos abundantes. Por otra parte, en Costa Rica muchos asistentes suelen tomar notas por escrito, aún en eventos de tecnología, por lo que disponer de papel y bolígrafo en cada asiento del salón será una herramienta útil y otorgará valor agregado.
“Un punto no menor, al momento de "exportar" un evento para el cuál hay que pagar una entrada o inscripción, es contar con el apoyo o asociarse con una ticketera global. De esta forma la producción podrá desembarcar con el evento en cualquier parte del mundo, procesar pagos en moneda local y ofrecer las opciones de pago habituales del país.”, comenta Pablo Mampel del equipo de Marketing en Argentina.
“Cuando Eventbrite desembarcó en Argentina, México y Brasil además de integrar a sus opciones de pago tarjetas de crédito también incorporó opciones en efectivo mediante cupón, ya que el público en esos países acostumbra a moverse y pagar el ticket de un evento como si pagara la factura de un servicio”, finaliza Mampel.
Llevar un mismo evento a otros países, requiere de investigación previa y de contemplar las diferencias culturales de cada región. Solo así las acciones emprendidas serán exitosas y tendrán una buena recepción por parte del público local.

¿Cómo conseguir Sponsors?
El patrocinio de eventos suele ser una de las tareas que más dolor de cabeza les dan a los ‘event planners’. Requiere de ofrecer una excelente presentación con resultados visibles y una argumentación excepcional para convencer al anunciante de participar en el evento.
Los organizadores más experimentados aseguran que al momento de iniciar las negociaciones es importante recordarle a la marca que ese día podrá entablar un diálogo con su público objetivo, generando interacciones y, en el mejor de los casos, logrará fidelizarlo. Ofrecer diferentes paquetes de participación adecuados a cada organización será una buena forma de potenciar a los interesados, es decir, ayudará a conquistar a aquellas empresas se desea que formen parte del evento.
Asimismo, resulta fundamental mostrarles a esas marcas cómo se destacarán de su competencia y cómo se les permitirá transmitir su filosofía o comunicar lanzamientos de productos. Así es como pueden patrocinar determinada actividad, conferencia o segmento que sean afines a su rubro.

La organización de un evento involucra muchas actividades que deben ser abordadas con tiempo. La planificación y sobre todo, el orden y la gestión de cada tarea son elementales para que cada responsable cumpla con su rol. Seguro existirán imprevistos, pero todo se conducirá con mayor fluidez cuando se pongan en uso los tips y secretos mejor guardados del rubro.
Acerca de Eventbrite
Eventbrite, la plataforma de venta de entradas e inscripciones a eventos, permite acceder a una vibrante colección de experiencias en vivo para alimentar las pasiones de la gente y enriquecer sus vidas. Para los organizadores, Eventbrite ofrece una solución perfecta para crear páginas de eventos convincentes, vender entradas, promover y gestionar eventos y analizar sus resultados desde la web o cualquier dispositivo móvil. Para los asistentes, Eventbrite ofrece acceso a una amplia variedad de experiencias en vivo, desde pequeñas muestras de fotografía y clases de yoga a grandes conciertos y festivales con decenas de miles de personas. Fundada en 2006 y con sede en San Francisco, la compañía ha procesado más de 200 millones de entradas en 180 países y cuenta con 9 oficinas en todo el mundo. Los inversores incluyen Sequoia Capital, Tiger Global y T. Rowe Price. Más información en www.eventbrite.com.ar

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