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Liderazgo

Patrón de comportamiento orientado a integrar esfuerzos e intereses personales e institucionales, en procura de un objetivo. Podemos distinguir los siguientes componentes del liderazgo:

El líder: Es la persona que posee la habilidad para inducir a los seguidores a trabajar, con responsabilidad, bajo suconducción. Esta habilidad puede ser innata y manifestarse en forma espontánea, o adquirirse a través del estudio, la reflexión, el autocontrol, la experiencia y el entrenamiento. Son deseables en el líder las cualidades que, para el administrador, se describen en el último capítulo de este material de referencia.

El seguidor (o liderado): El liderazgo se refiere a personas; sin seguidores no existe líder. Los seguidores tienen una importante influencia en el estilo de liderazgo. Este será diferente si se trata de operarios manuales o de profesionales dedicados a planificar.Según se ha visto, en dinámica de grupos, éste es un componente muy complejo. De la tríada de liderazgo, el componente seguidor es sumamente complejo, una persona líder en un grupo, podría ser rechazada por otro grupo. Si el grupo siente una gran necesidad de concretar objetivos, sus miembros tienden a aceptar mejor la orientación del líder hacia la tarea. En otros casos, serán más sensibles acerca de si el superior se preocupa o no por el bienestar de sus subordinados.

La situación: El mismo grupo, en la misma institución y con el mismo líder, se enfrentará con circunstancias diferentes y cambiantes. Esto obligará al líder y a sus seguidores a modificar comportamientos, variando las exigencias de los seguidores y el estilo de liderazgo.

Estilos de liderazgo:

De rienda suelta (“laissez faire”): El líder permite la actuación libre de sus seguidores. Sólo trata de mantener la dirección hacia el objetivo y de evitar el caos. Quiere hacer lo que el grupo quiere que se haga. Es el estilo que mejor permite el desarrollo de creatividad
para la resolución de problemas.

Democrático (participativo): Se informa correcta y suficientemente al grupo, se estimula su participación, se fomenta su espíritu de iniciativa y se respetan sus intereses y necesidades. Se apela al compromiso y a compartir la responsabilidad de la toma de decisiones.

Autocrático: Basado en la autoridad formal, el líder decide y ordena. A veces es un hábil manipulador, que hace creer al grupoque participa en la decisión, o lo seduce con supuestos beneficios. Este estilo pretende que el seguidor obedezca fielmente, sin cuestionar la orden.

Situacional (alternante): El líder adopta, según el caso, el comportamiento que considere más adecuado. En un caso permitirá total libertad y en otro tendrá una actitud autocrática. Ej.: una emergencia, en la que deberá ser autocrático para tomar una decisión no programada.

En síntesis, el líder debe tener
- Seguidores, y ser capaz de conservarlos;
- Destreza Técnica: conocimientos y habilidades específicas del campo que maneja; y
- Destrezas Conceptuales: capacidad de visualizar, manejar y relacionar ideas.

Líder y Sistema de Comando de Incidentes (SCI)

Cabe aclarar aquí que en el SCI, se le llama Líder a personas que conducen ciertos grupos de trabajo pero, en estos casos, la autoridad ha sido conferida por la institución a la que pertenece el grupo.

"Los miembros del grupo necesitan al líder para guiarse con facilidad. El líder necesita gente con la cual trabajar y a la cual servir. Si unos y otros no reconocen la mutua necesidad de amarse y respetarse, unos y otros se perderán". Lao Tse

Motivación

Forma de lograr que cada persona cumpla su trabajo con entusiasmo, porque desea hacerlo.

Un administrador deberá estar motivado a progresar y tener éxito, para poder motivar a quienes trabajan con él.

Deberá conocer a esas personas; tener noción de sus necesidades y apetencias; emplear al máximo su capacidad para comprender comportamientos.

Motivar: Hallar una voluntad de hacer, de modo que la tarea se realice a través de la satisfacción de las necesidades del personal y de las exigencias de la institución.

Formas de motivación

Enriquecimiento del cargo:
Hacer que los deberes de la posición o cargo presenten las mejores posibilidades de creatividad, en un justo nivel de responsabilidad. Se relaciona con la importancia del contenido del cargo. Enriquecerlo deliberadamente para incorporarle una mayor responsabilidad, espectro de tareas y desafío en relación
con las necesidades propias del titular en ese cargo, tendrá un efecto motivador.

Rotación de cargos:
El pasaje periódico por diferentes tareas, puede minimizar la declinación motivacional provocada por la rutina. Facilita además, el hallazgo de tareas en las que las personas producen más y mejor, porque les brindan mayores satisfacciones. Este método de motivación está adquiriendo popularidad. Pasar periódicamente al empleado de una actividad a otra, ayuda a minimizar el hastío y el desapego de la tarea. En la especificación del cometido, se debería incluir una mezcla de tareas a fin de que el desarrollo del trabajador y la satisfacción de sus necesidades personales sean posibles y alentadoras.

Administración por objetivos:
En este enfoque, el encargado de una acción participa no sólo en la determinación de los objetivos personales, sino también en el modo en que se alcanzarán. Aquí la persona pone su voluntad al servicio de los resultados. La práctica de permitir al trabajador participar no sólo en la determinación de los propios objetivos personales, sino también en el modo de cómo se llevarán a cabo, todo con la aprobación final del superior, comporta enormes cualidades motivadoras. Por ese enfoque, el empleado pone su voluntad al servicio de los resultados y no de las actividades, de las fuerzas y no de las falencias, del manejo inteligente y no de la improvisación.

Participación:
Una de las mejores formas de motivar a un trabajador, es permitirle participar y considerar sus aportes para la toma de decisiones. Se colma así una necesidad: la de sentirse importante, al ser partícipe de los éxitos de la institución. La mejor manera de lograr la contribución del trabajador a los objetivos de la empresa es admitir su participación. Que la persona sepa que sus ideas ayudan a conformar la decisión finalmente tomada y se dé cuenta de que el propio aporte es efectivo. Cuando hay participación, el deseo de la persona de sentirse importante y contribuir al progreso es reconocido por la superioridad y utilizado provechosamente. Los mejores resultados se evidencian cuando el trabajador: se concientiza en cuanto a los objetivos buscados, posee los conocimientos adecuados para manejar el problema presente y se le acuerda el tiempo que pudiere necesitar para analizar el problema en sus limitaciones y ramificaciones importantes.

Reconocimiento:
Las personas tienen, en general, la necesidad de ser aceptadas en un grupo y ocupar una posición en el mismo. Aspiran a que los demás miembros den importancia a sus contribuciones. Necesitan el reconocimiento de sus semejantes y de sus líderes, en general la gente necesita ser aceptada como miembro de un grupo y siente deseos de tener una posición. Las personas aspiran a que se dé importancia a su presencia, sus realizaciones y contribuciones. La motivación alcanza su valor máximo cuando ese reconocimiento proviene de quienes pertenecen al mismo grupo de trabajo u otro afín. Además, la persona objeto del reconocimiento debe saber por qué y debe sentir que lo merece.

Crecimiento: Todo el que trabaja necesita desarrollar su potencial, asumir responsabilidades de más alto nivel, ser ascendido. Crear y mantener un ambiente de trabajo donde prosperen el empuje y el ansia de crecimiento, es otra forma de motivación. El deseo de desarrollarse y progresar existe en todos los empleados en diversos grados. Estos deseos se materializan en la necesidad de realizar las potencialidades propias y en la aspiración de ser ascendido. El directivo progresista trata de satisfacer estas necesidades, creando y manteniendo un ambiente de trabajo en donde prosperen el empuje y el crecimiento.

Realización: La meta que se establezca, para la actividad de un trabajador, debe ser alcanzable. Concluida la labor, el resultado de la evaluación se le comunicará de inmediato, poniendo especial énfasis en la realización. La tarea debe tener sentido y ser valiosa a los ojos de la persona, quien debe recibir la evaluación inmediata una vez concluida su labor. El énfasis que se ponga en la realización resultará eficaz para satisfacer necesidades tales como el deseo de ejecutar un trabajo interesante y que ese trabajo sea útil.

Responsabilidad:  Un claro ejemplo de motivar mediante la utilización adecuada de la responsabilidad, es acceder al deseo del personal de que se le asignen funciones específicas y de ser juzgados por su cumplimiento. Cuando la responsabilidad no está determinada específicamente, muchos individuos dejarán que los demás terminen el trabajo, pensando que a ellos no les corresponde hacerlo. Todo empleado necesita conocer claramente sus obligaciones , esto le ayuda a realizar el trabajo que él sabe que debe hacer. El deseo del personal de que se le asignen tareas específicas y de ser juzgado por su cumplimiento, es un claro ejemplo de la motivación lograda mediante una utilización adecuada de la responsabilidad.

Retribución: Toda tarea debe ser justamente retribuida. La retribución, además de permitir a quien la recibe satisfacer necesidades impostergables, es un importante medio de motivación, cualquiera de estas formas, si es mal utilizada, puede tener un efecto contrario

Comunicación

La comunicación es un medio imprescindible para la administración, todo administrador debe desarrollar y perfeccionar su capacidad de comunicarse.

Es el proceso de efectuar un intercambio de entendimiento entre dos o más personas.

Para que exista comunicación, deben intervenir como mínimo dos personas entre las que, a través de un canal, se transmite un mensaje codificado.

Uno habla, escribe o gesticula y el otro escucha, lee o mira. Uno emite y el otro recibe, emitiendo una respuesta, a la que deberá ser sensible el que originó el mensaje.

 El hecho de que alguien haya escuchado o leído un mensaje y acusado recibo del mismo, no significa que haya habido comunicación.

La comunicación se realiza para influir sobre el comportamiento, este comportamiento se regirá por la interpretación que, del mensaje, haya hecho el receptor.

Formas de comunicación:

Según el Sentido:

- Ascendente: originada en el subordinado;
- Descendente: originada en el superior;
- Horizontal: entre pares.

Según Normas:

- Formal: basada en la estructura formal;
- Informal: no prevista en la estructura formal.

Según los símbolos (código)

- Hablada;
- No hablada: gestual (corporal);
- Gráfica (escritura, dibujos).

Tipos de comunicación:

- Interna
- Externa

Barreras para la comunicación:

- Defectos físicos (mudez, sordera, ceguera, etc.)
- Idioma (códigos desconocidos)
- Conflictos (defecto emocional)
- Mala elección de canal o medio
- Mala utilización del canal o medio elegido
- Ausencia de canal o medio idóneo
- Normas inadecuadas

Comunicación en situaciones críticas

Para atender las actuaciones en casos de crisis, la organización debe tener planificada la forma de actuar, la imagen de la empresa depende de la forma como se actué en crisis.

Cuando sucede un accidente, que provoca una situación crítica, inmediatamente empiezan a actuar los medios de información, y lo primero que ocurre es que ponen en duda la capacidad de gestión de la empresa en lo que se refiere a riesgos.

Se crea una imagen que provoca un impacto negativo, pública sospecha, la comunicación adecuada tratará de encauzar la información y de cortar la dinámica anterior e intentar mitigar y atenuar los efectos.

Se deben buscar las relaciones de confianza y tranquilizar a los habitantes de los sectores vecinos o de las áreas afectadas; esto se logra si se tiene una imagen positiva previa al accidente, así es mucho más fácil superar la situación de crisis.

Una vez termina la crisis la empresa debe informar de las acciones tomadas para resolver el problema, asegurando que no volverá a ocurrir; por otra parte deben mostrar su agradecimiento a todas aquellas personas, instituciones y empresas que colaboraron en la resolución de la crisis.

Se deben poner en marcha inmediatamente operaciones de relaciones públicas para recuperar la imagen, en las acciones que se emprendan también se deben incluir los medios locales y regionales.

Al finalizar el proceso es necesario establecer un balance de la forma de actuar y si es necesario incluir los cambios necesarios.

Principios a tener en cuenta en la comunicación durante la situación crítica

La empresa debe anunciar cuanto antes el accidente, pues si no lo hacen, posteriormente pueden ser acusados de encubrimiento.

No deben esperar Nunca a que la información de la existencia del problema llegue al personal y al público por otras vías, pues esto ejerce una labor negativa contra la imagen, y cuesta después recuperarla.

La información que se suministre a los medios de comunicación debe muy clara y deberá dar y demostrar sensación de transparencia, sin ocultaciones.

La información debe darse con prioridad a las familias de las victimas.

La información que se emita debe reflejar el sentido de responsabilidad de la empresa, debiendo participar los directivos en alguna conferencia de prensa y conceder alguna entrevista.

La información que se emita debe demostrar la competencia de la empresa, y su capacidad y eficacia al hacer frente al problema de forma adecuada.

Deben tenerse previstas conferencias de prensa y la entrega de comunicados de prensa.

Debe mantenerse una coordinación y una coherencia total entre la información interna y la externa, pues si no, la credibilidad puede desaparecer muy rápidamente.

Información

Es pertinente describir brevemente los tipos de información que puede ser requerida para las organizaciones.

- Información de Apoyo: 
Es la que mantiene informados a los gestores o administradores en relación con situaciones actuales o niveles de logros.

- Información de Situación:
 Mantiene a los administradores al tanto de los problemas presentes y de las crisis, así como de los avances reportados con el fin de aprovechar las oportunidades que pudiesen perderse de no actuar con celeridad.

- Información de Advertencia:
Señala que esta ocurriendo cambios, ya sea en la forma de oportunidades que se presentan, o bien sea problemas que de presentarse en el futuro afectarían el éxito de la organización. Estas son las llamadas alertas tempranas.

- Información de Planeación:
Describe los principales programas o desarrollos que deben iniciarse en un futuro. , incluye las hipótesis en los cuales se basan los planes o desarrollos anticipados, esenciales para la realización de los planes establecidos.

- Información de Operaciones Internas:
Indicadores claves sobre el desempeño de las personas y de la organización.

- Información difundida en el exterior:
Información que los directores y ejecutivos desean transmitir a los socios, la población o los medios de comunicación.

Es ahora importante determinar los atributos de la información tomando en cuenta que constituye conocimientos relevantes que permiten reducir la incertidumbre y respaldar el proceso de toma de decisiones.

Estos atributos o características tienen significado en la medida en que corresponden a las necesidades y expectativas de los usuarios.

Pueden señalarse los más importantes atributos o características de la información:

- Exactitud. La información debe representar la situación o el estado de como realmente es.

- Forma: Es la estructura real de la información, incluye dimensiones de cuantificación, nivel de agregación y medios de representación, contiene información de carácter cuantitativo y cualitativo.

- Frecuencia: Es la medida de cuán a menudo se la requiere, reúne o produce, su generación depende de las necesidades de los usuarios.

- Extensión: Determinada por el uso y las necesidades, su campo de acción está definido por el alcance de la información y el interés específico.

- Origen: Establece las fuentes de información más precisas.

- Temporalidad: Se trata de la orientación en el tiempo, puede estarlo hacia el pasado, los sucesos actuales o hacia las actividades y sucesos futuros.

- Relevancia: Es relevante en la medida en que se muestre necesaria para una situación particular.

- Completitud: Este atributo establece que la información debe ser completa para proporcionar al usuario todo lo que necesita saber acerca de una situación particular.

- Oportunidad: Se requiere su disponibilidad en el momento que se la necesita evitando su Desactualización a causa de retrasos.

Coordinación

Armonización y sincronización de esfuerzos, individuales y de grupos, para el logro de un objetivo común.

El administrador en su papel de orientador y conductor, debe cuidar la armonía de las relaciones individuales y de grupos, de allí la necesidad de que conozca elementos básicos de dinámica grupal, que han sido vistos en artículo anterior cuando me referí a Reuniones de Trabajo.

Tales conocimientos más el de los componentes: autoridad, responsabilidad, delegación de funciones, toma de decisiones, liderazgo, motivación y comunicación, comprenden el bagaje indispensable para poder coordinar y cumplir la fase administrativa que se define a continuación.

La coordinación es el proceso de integrar los objetivos y actividades de unidades independientes de una organización, a fin de conseguir eficientemente las metas organizacionales.

Sin la coordinación, los individuos y departamentos perderían de vista sus funciones en el seno de la organización, empezarían a buscar sus intereses especiales, a menudo a costo de las metas más generales de la organización

La forma como los empleados perciben la organización y su papel dentro de ella, así como la manera como los individuos se relacionan entre sí, llamado diferenciación, puede complicar la función de coordinación.

Existen cuatro tipos de diferenciación:

- La propia apreciación de los objetivos de la organización y como lograrlos

- Diferentes orientaciones en el tiempo

- Las prácticas interpersonales

- Diferencias en la formalidad

Enfoques para alcanzar una coordinación efectiva

Técnicas básicas de administración:

- Cadena de mando, que especifica las relaciones entre entidades e individuos.

- Conjunto de reglas y procesos

- Coordinación de planes

Aumento del potencial de la coordinación:

- Sistema de información vertical, es el medio por el cual los datos se transmiten hacia arriba y hacia abajo en los niveles de la organización.

- Relaciones laterales, atraviesan la cadena de mando y de ese modo permiten intercambiar información y tomar decisiones en el nivel donde realmente se encuentran, comités y grupos especiales de trabajo son parte de este enfoque.

- Rol de enlace, a través de este los empleados entienden las necesidades de su unidad, así como las responsabilidades y preocupaciones de otras unidades.

- Funciones de integración, cuando una acción abarca varios departamentos exige la coordinación y atención constantes por parte de una persona fuera de estos.

- Funciones de enlace administrativo, este enlace tiene autoridad formal sobre las unidades.

Calculo59 del número de relaciones:

r = n (2 n-1 + n -1)
En donde r es la cantidad de relaciones establecidas y n la cantidad de cargos relacionados.

Ejemplo: con directores (6), r = 222

Tipo de relaciones: directas individuales, directas entre grupos y cruzadas.

Métodos de implantación (ejecución):

En aplicación de los componentes de la Dirección, se desarrolla la implementación de los planes que han sido establecidos y organizados; se pueden considerar los siguientes, los cuales estarán sujetos a la decisión del administrador como el mejor para aplicar a su actual realidad o una posible combinación de los mismos, estos son:

- Método Instantáneo:

Si las medidas son relativamente sencillas, no involucran un número excesivo de unidades organizacionales y no implica un gran volumen de funciones, este es el más recomendado.

- Método del Proyecto Piloto:

Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio en sólo una parte de la organización, con la finalidad de medir efectos.

- Método de Implantación en Paralelo:

Esta técnica efectúa modificaciones y ajustes sin crear problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de que se suspendan las anteriores.

- Método de Implantación Parcial o por Aproximaciones Sucesivas:

Consiste en seleccionar parte o pequeñas porciones del mismo e implantarlas procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

Finalizada la etapa de la Dirección, queda la última del proceso administrativo que consiste en el Control, lo que permitirá realizar las correcciones necesarias al detectarse errores o no cumplimientos de objetivos.

Acceder al artículo completo en Parte 1, Parte 2 y Parte 3.

Autor: Licenciado Ricardo Nievas, Licenciado en Seguridad – Post grado en Higiene y Seguridad en el Trabajo, Subcomisario (R) Policía Federal Argentina – Superintendencia Federal de Bomberos, Docente y Especialista en Gestión de Emergencias.

Fuente: Material de Referencia Curso Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos. Programas de Capacitación de la Oficina de Asistencia para Catástrofes de la Agencia Internacional para el Desarrollo, de los Estados Unidos (OFDA/AID)