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Las crisis y las contingencias no son situaciones deseables en ninguna organización. Los riesgos que pueden poner freno a las actividades de la empresa existen y no es un hecho que solo le puede pasar a la competencia.

Para ello debemos realizar un análisis de nuestros activos vitales que le permitan dar una continuidad al negocio y decidir que plan contingente vamos a tener a nuestro alcance en caso que una eventualidad ocurra. Les aconsejo diez puntos a ser considerados en el desarrollo de un plan de contingencia del negocio (BCP).

UNO 

Elaborar y poner en práctica un plan de contingencia que involucre al CEO de la empresa y le establezca las actividades desde su posición hacia abajo.

DOS 

Entrenar a empleados que actúen como “backup” en las distintas actividades de emergencia. Morphy siempre estará del lado opuesto a nuestras circunstancias. Generalmente cuando una emergencia ocurre, los empleados bien entrenados no se encuentran al alcance de las necesidades.

TRES

Considerar la definición de un lugar fuera de la empresa, donde se establezca como punto de encuentro para los ejecutivos de la organización que gestionen la crisis en cuestión.

CUATRO

Asegurarse que la población, tanto empleados como ejecutivos, estén involucrados seriamente en los ejercicios de: a) respuesta y resolución en caso de emergencia, b) seguimiento de órdenes en caso de caos.

CINCO

Realizar ejercicios lo suficientemente realistas, con el fin de descubrir como las emociones y el estrés de situaciones de crisis afecta a cada uno de los empleados, determinando valores positivos y puntos a mejorar en cada uno de ellos.

SEIS

Realizar la práctica con el total de la población. Cuando indicamos población nos referimos a empleados, clientes, proveedores y todas las posibles terceras partes involucradas con la empresa. Todos ellos conforman la cadena de valor de nuestra organización.

SIETE

Implementar un sistema contingente a las líneas telefónicas y redes de comunicaciones normales de la organización, por ejemplo, la asignación a los líderes de piso de un walkie talkie especial.

OCHO

Establecer un vínculo informativo y de interrelación continua con los socios-en-crisis. El contacto e intercambio con visitas periódicas de los grupos de emergencia (Policía, Bomberos, Atención de Emergencia Médica, etc.) permite mantenerse actualizado de los cambios de contexto de la propia empresa.

NUEVE

Evaluar las debilidades del plan y del equipo, en cada desarrollo de las pruebas de emergencia. Sobre esta base realice las mejoras que fueran necesarias. El plan de contingencia no debe mostrar debilidades en ningún aspecto.

DIEZ

Evaluar regularmente el plan mismo de contingencia y actualizarlo y mejorarlo de acuerdo a los cambios de contexto. La tecnología, las personas y las instalaciones de la empresa cambian periódicamente. El contexto laboral tiene un flujo de cambio dinámico. Su plan de contingencia debe estar alineado a este cambio.