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Como consultores, muchas veces ingresamos a la empresa para implementar un proyecto y vemos una cantidad de factores que van surgiendo, en la tarea cotidiana, que conspiran contra un buen resultado. Por ejemplo, el Compromiso de la Dirección en todas las etapas del proyecto.

Habitualmente la Dirección participa en la definición general del modelo a seguir, y en elección del proveedor, pero luego “deposita” el trabajo en el consultor. A menudo, la implementación del proyecto se ve entorpecida cuando, al ir bajando en el organigrama, surgen temas puntuales para los que no hay indicaciones claras sobre cómo avanzar. O por el contrario, se avanza en un sentido que no es el deseado por la Dirección, que se entera tarde de la decisión tomada.

Por eso es necesario que los más altos niveles de la empresa se involucren más profundamente, y no solo para señalar cuál es el camino que desean recorrer ante cada encrucijada sino además para lograr agilidad en la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo; señalar la dirección del proyecto y la empresa, y cumplir su rol de “agente de cambio”.

El armado del equipo de proyecto

Para avanzar lo más rápidamente posible, por parte de la empresa deben participar los “mejores” y no “los que no tienen otra cosa para hacer”.

Este es un aspecto fundamental. Entendemos que “los mejores” son realmente necesarios en las tareas que están llevando a cabo, pero justamente por eso, son ellos (y no algún asistente que recién comienza) quienes deben trabajar codo a codo con los consultores explicando cómo se realizan los procesos, y señalando las particularidades y los posibles conflictos de cada sección y tarea, etc. Por el mismo motivo, deben participar aquellos que puedan tomar decisiones por sí mismos de una manera apropiada, o tener el suficiente criterio para discernir cuando deben elevar la toma de la decisión.

También es importante que participen quienes tienen espíritu crítico y voluntad de cambio, de modo que puedan señalar cuáles son las mejoras necesarias en los procedimientos.

La comunicación

El proyecto debe ser debidamente comunicado a “toda” la empresa, para despejar dudas y temores, y confirmar de qué manera afectará a las tareas de todo el personal. Es importante que haya información frecuente. Lo ideal es que se produzcan informes de avance operativo semanales, de integración de procesos en forma quincenal, y de Dirección en forma mensual.

Es útil implementar estrategias de comunicación visual de las etapas del proyecto, y comunicar desde el área de RRHH en cuanto a lo que se espera de cada persona que forma parte del equipo de proyecto.

La capacitación y entrenamiento

En primer lugar, se debe entrenar al equipo de proyecto en la funcionalidad del sistema, pero además, la capacitación debe impartirse lo antes posible a los usuarios finales en la funcionalidad que ocuparán, en forma práctica y teórica (es decir, con material impreso). En la medida en que el personal esté informado de la marcha del proyecto y de los cambios en la forma de realizar sus tareas, se sentirá más seguro.

La clarificación del alcance

La Dirección debe establecer claramente el alcance del proyecto y transmitirlo a toda la empresa. Para ello, en primer lugar debe quedar claro cuáles son los procesos que NO están incluidos en el alcance del proyecto, y cómo quedarán integrados (interfases). Es importante informar a cada sector del personal de qué manera se verá afectado.

“Analysis Paralysis”

Hay una etapa en la cual se debe evitar el excesivo análisis de cada definición, porque esto lleva a la parálisis y a NO tomar ninguna decisión. Para esto, lo mejor es presentar los problemas de la forma más simple y resumida posible, de forma que todos los involucrados entiendan la decisión que se está tomando y determinar previamente cuál será el tiempo máximo para tomar decisiones.

En general, la etapa de análisis y recopilación de información sobre los procesos no debe llevar más del 30% del tiempo total que va a llevar la implementación. Si es necesario, más adelante se podrán hacer algunos ajustes.

La “Limpieza de Datos”

En general, se determina que un viernes se concluirá el trabajo con una modalidad y el lunes siguiente se comenzará a aplicar el nuevo sistema. Por este motivo, el traspaso de la información debe hacerse en ese fin de semana. La etapa de migración de datos desde los sistemas anteriores es una tarea ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y definiciones acertadas: hay información contable, de producción, de logística, que hasta el último minuto va variando.

Es cierto que hay un cúmulo de datos que no son “de último momento” y que se pueden comenzar a migrar antes (por ejemplo, información histórica sobre distintos sectores). Sin embargo, aún en estos casos surgen modificaciones o cuestiones de último momento, por lo que debe nombrarse a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando el avance del proyecto así lo requiera.

Observando estos 7 (siete) puntos, la empresa estará correctamente encaminada para lograr una implementación exitosa.

Por Damián Szulman, Director, Crystalis Consulting.